Pozwolenie na wykonanie instalacji pompy ciepła czy też załatwienie innych formalności nie będzie potrzebne tylko wtedy, gdy zdecydujemy się na pompę powietrzną. Wybierając taką pompę, trzeba jedynie we wniosku o określenie warunków przyłączenia do sieci elektroenergetycznej uwzględnić pobieraną przez nią moc. Można przyjąć, że dla domu jednorodzinnego będzie to nie więcej niż 5 kW

Jeśli pompa ma czerpać ciepło z gruntu, należy się postarać o pozwolenie na budowę wymiennika gruntowego. Najlepiej uwzględnić go w projekcie domu -wtedy otrzyma się pozwolenie na budowę domu wraz z pompą ciepła i wymiennikiem ułożonym w ziemi. Najwięcej formalności czeka nas w przypadku pompy korzystającej z ciepła zgromadzonego w wodzie (zwykle w grę wchodzą wody gruntowe, rzadko powierzchniowe).

Według prawa wodnego właściciel gruntu może bez pozwolenia wodnoprawnego korzystać z wód znajdujących się na jego posesji, jeśli pobór wody nie przekracza 5 m3/dobę, a wydajność czerpiących ją pomp nie jest większa niż 0,5 m3/h. Pompa ciepła na ogół potrzebuje jej więcej. Dodatkowo woda po przepłynięciu przez wymiennik pompy ciepła jest uznawana za ściek. Zrzut ścieków w takiej ilości, podobnie jak korzystanie z wody do celów energetycznych, mieszanie wód z różnych warstw wodonośnych oraz wywiercenie studni o głębokości ponad 30 m, także wymaga uzyskania pozwolenia wodno-prawnego. Wydają je władze samorządowe (najczęściej starosta) na czas określony. Do wniosku o pozwolenie trzeba dołączyć dokumentację techniczną w formie operatu wodnoprawnego, którego zawartość określa prawo wodne.